Manajemen Proyek Organisasi Nirlaba

Kata proyek seringkali menimbulkan alergi tersendiri dan berkonotasi negatif dalam dunia lembaga swadaya masyarakat ketika hendak menggambarkan kegiatan. Karena itu, orang seringkali lebih senang dengan kata Program, walaupun sebenarnya dua istilah ini memiliki arti yang berbeda. Apapun istilah yang digunakan, semua LSM membutuhkan manajemen kegiatan yang baik agar bisa menjaga akuntabilitasnya.


Sebelum kita bicara lebih lanjut mengenai managemen proyek mungkin ada baiknya kita ulas sedikit mengenai perbedaan program dan proyek, dan mengapa organisasi nirlaba juga membutuhkan managemen proyek ini.
Program adalah sekelompok kegiatan yang memiliki cakupan tersebar dan luas, disiapkan untuk mencapai tujuan skala besar. Program merupakan induk dari beberapa proyek, sedangkan proyek adalah pekerjaan yang direncanakan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sumberdaya, dana, waktu yang terbatas. Proyek umumnya bersifat unik atau tidak terulang.


Sebagai sebuah organisasi nirlaba idealnya kita memiliki program-program yang akan menjadi sarana kita untuk mewujudkan misi-misi yang kita inginkan sehingga impian akan visi kita dapat terwujud. Namun tak dapat dipungkiri, sebagai organisasi nirlaba tidaklah mudah menjalankan program-program tersebut karena berbagai macam faktor dan yang paling mudah kita sebutkan adalah adanya keterbatasan dana. Untuk itu biasanya organisasi akan menjalankan programnya melalui proyek-proyek yang lebih memungkinkan untuk dilaksanakan.


Manajemen proyek diperlukan untuk menjalani proyek-proyek tersebut karena bila tanpa manajemen yang baik maka proyek-proyek tersebut akan gagal dan ini tentunya akan berdampak ke organisasi secara keseluruhan.


Yang termasuk dalam manajemen proyek adalah :
• Assesmen (analisa dan studi kelayakan). Dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, diantaranya adalah dengan melihat data statistik, melihat fenomena dalam masyarakat, diskusi dengan pihak-pihak terkait, berdiskusi langsung dengan penerima manfaat, atau metode-metode lainnya yang dapat membantu kita memahami target layanan ataupun gambaran umum tentang tujuan proyek kita.
• Perencanaan Kegiatan. Setelah mendapatkan segala data/informasi yang kita butuhkan, maka kita mulai merancang proyek ini sehingga dapat tujuan akhir dapat dilaksanakan. Dengan assesmen yang baik maka perencanaan yang kita miliki akan semakin matang karena kita juga telah memahami berbagai macam aspek yang mungkin terjadi dalam proyek pelaksaan proyek tersebut. Perencanaan kegiatan ini meliputi kegiatan dari fase awal–menjalin kedekatan hingga fase akhir – mengakhiri kegiatan dengan target person.
• Perkiraan Biaya. Tanpa adanya biaya yang memadai maka akan sulit suatu program terlaksana dengan baik untuk itu perkiraan biaya ini sangat penting untuk juga dipikirkan secara realistis. Namun harus diingat bahwa memadai tidak berarti dana harus berlebih karena dana yang berlebih tanpa mampu kita kelola dengan baik dalam proyek ini juga akan menunjukkan kegagalan kita dalam menjalankan proyek.
• Perencanaan SDM. Seringkali orang melupakan pentingnya SDM dalam pengelolaan proyek, banyak orang berpikir “yang penting ada proyek dulu baru kita cari SDMnya”. Pikiran-pikiran seperti itu dapat membuat kendala dikemudian hari, misalnya saja ternyata kita tidak berhasil mendapatkan orang yang sanggup menjalankan proyek yang kita rancang padahal waktu yang tersedia hanya 3 bulan, lalu bila demikian bagaimana kita bisa mengatakan proyek kita telah berjalan dengan baik?
• Waktu. Adanya batas waktu sangat diperlukan dalam sebuah proyek, tanpa adanya batas waktu akan sulit bagi kita untuk mengukur kemajuan atau keberhasilan proyek kita. Waktu juga berguna untuk memacu kita agar bekerja lebih terstruktur dan terkontrol.
• Pelaksanaan Proyek. Dilakukan sesuai dengan rencana yang telah kita susun sebelumnya dengan selalu berperhatikan juga kaitan antara perencanaan kegiatan, biaya, waktu, dan SDM (berkaitan dengan performa SDM dalam menjalankan kegiatan yang direncanakan).
• Pengawasan (Monitoring). Walaupun kita telah memiliki perencanaan yang baik, sangatlah penting untuk tetap melakukan pengawasan secara terhadap proyek yang sedang kita laksanakan. Pengawasan ini penting untuk membantu kita mengontrol diantaranya: apakah kegiatan masih berjalan sesuai dengan rencana, apakah kegiatan tetap tepat sasaran, apakah biaya yang tersedia telah terserap sesuai dengan rencana, apakah waktu yang tersedia memang mencukupi ataukah program perlu diperpanjang. Pengawasan ini sangat berpengaruh terhadap keberhasilan proyek, terlebih bagi kita yang terbiasa bekerja dengan komunitas dimana kebutuhan akan sangat mungkin sering berubah, dalam kondisi seperti itu tanpa pengawasan yang baik maka hal yang akan mungkin terjadi adalah kegiatan yang kita lakukan menjadi tidak tepat sasaran atau perencanaan yang telah kita buat menjadi berantakan karena kita hanya melihat kepentingan komunitas namun tidak melakukan penyelarasan antara kebutuhan komunitas dengan rencana serta kapasitas organisasi.


Melakukan managemen proyek ini bukanlah suatu hal yang mudah untuk diterapkan, namun dengan makin bertumbuhnya organisasi maka makin pentinglah adanya suatu managemen yang khusus untuk menangani proyek-proyek sehingga hasil kerja juga akan semakin maksimal.


Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk memulai membuat managemen proyek ini adalah dengan mendokumentasikan kesalah-kesalahan dalam menjalankan proyek-proyek terdahulu. Dengan adanya dokumentasi kegagalan yang baik maka kita dapat mulai menata dan memperbaiki kegagalan-kegagalan yang dulu terjadi dalam proyek-proyek yang kita laksanakan dan mebuat proyek-proyek kita yang akan datang menjadi lebih baik lagi.